Mit Lean Coffee Meetings agil gestalten

Lean Coffee: Meetings effizient gestalten

Ich habe mich in letzter Zeit gefragt: Marcus, wie kannst du deine Meetings lockerer und effizienter gestalten? Auf einem KANBAN Seminar habe ich im Zuge des Workshops die agile Methode „Lean Coffee“ kennengelernt und bin von dieser sehr begeistert. Nicht nur, dass obere Fragestellung damit beantwortet wird. Nein, auch der Aufwand in der Vorbereitung reduziert sich enorm.

Lean Coffee wurde von den beiden Agile Coaches Jim Benson und Jeremy Lightsmith entworfen. Bei dieser Methode handelt es sich um Meetings ohne vorab definierte Agenda und zu dem man durch beispielsweise einen Aushang am schwarzen Brett einladen kann. Die Agenda füllt sich durch die von den Teilnehmern selbst eingebrachten Punkte. Diese werden zum Beispiel auf Sticky Notes notiert und gesammelt. Um möglichst viele Themen besprechen zu können, ist jedes Thema timeboxed (zeitlich limitiert).

Timebox

 

Um möglichst viele Themen besprechen zu können, ist jedes Thema timeboxed (zeitlich limitiert).

Lean ist Englisch und bedeutet übersetzt soviel wie „schmal“. Es steht in dem Zusammenhang für das Vermeiden von Verschwendung / sich auf das wesentliche reduzieren. Coffee gibt dem Ganzen den Charakter einer lockeren Atmosphäre.

Was du dazu benötigst:

Lena Coffee

In der Praxis mache ich es so, dass im Büro ein Flipchart vorhanden ist auf denen drei Spalten zu sehen sind. In der Spalte ganz links werden die Themen gesammelt. Hier kann jeder seine TOPs anheften die ihm wichtig sind. In der mittleren Spalte ist Platz für genau eine Haftnotiz. Das ist der Punkt, der gerade diskutiert wird. Und ganz recht sind die Themen, welche diskutiert wurden und die in der Regel als „erledigt“ gelten.

Nun gibt es einen regelmäßigen Termin, z.B. immer donnerstags von 10 – 11 Uhr. Dort versammelt sich dann das Team in lockerer Atmosphäre um das Flipchart. Die Sammlung der Themen wird begutachtet und priorisiert. Hierfür eignen sich hervorragend Klebepunkte oder einfach ein aufgemalter Punkt per Stift. 

Nun wird immer je ein Thema (sortiert nach Prio) durch den Moderator / die Moderatorin in die mittlere Spalte gezogen. Ich nutze mein Tablet mit einer Timebox App und setze den Timer auf 5 Minuten. Während der Time läuft, wird das Thema diskutiert. Dabei redet immer nur einer zurzeit und am besten nur der, der gerade den Tennisball in der Hand hat. Ist der oder diejenige fertig, wird der Ball dem zugespielt, der als nächstes was dazu beizutragen hat. Nach Ablauf des Timer wird per Handzeichen abgestimmt ob das Thema erledigt ist, oder ob man sich eine weitere Timebox von bspw. 3 Minuten gönnt.

So ist gewährleistet, dass Themen effizient und reduziert auf das wesentliche besprochen werden. Ich habe das ganze jetzt das erste Mal in Form eines Teammeetings durchgeführt. Positiv war, dass alle Themen in der veranschlagten Zeit diskutiert wurden. Zwar ist man hin und wieder vom eigentlichen abgeschweift, aber da gab es dann nach kurzer Zeit die Erinnerung durch den Timer.

Vorteile von Lean Coffee

  • Leicht Verständliche Vorgehensweise
  • Geringe Vorbereitung / Wenig Aufwand
  • Diskussion auf Augenhöhe
  • Effiziente Behandlung der „angemeldeten“ Themen

Was ich beim nächsten Mal besser machen kann? Naja, wenn man ein Team hat, welches bisher wenig Berührung mit Agilität oder agilen Methoden hatte, dann macht es Sinn den Teilnehmer*innen vorab einmal das Format und die „Spielregeln“ zu erläutern. Ansonsten fand ich, kam die Methode recht gut an. Ich werde noch etwas an ihr feilen und sie weiter einbinden.

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